Переезд офиса – это не такая уж и редкость. Большинство компаний за время своего существования хотя бы раз меняют место дислокации, чаще всего это связано с экономическими причинами (попадается более выгодное место аренды, или в связи с расширением требуется большая площадь помещений). А куда же можно отправиться, не взяв с собой архив? Правильно, практически никуда. Поэтому наша транспортно-логистическая компания «ТМР» предлагает, помимо доставки замороженных продуктов в Ашан, Окей, Ленту, услугу перевозки архива в СПб, с нами ваши ценные бумаги и бухгалтерские документы будут в полной сохранности!
Особенности транспортировки важных бумаг
В архивных документах содержится наиболее полная база данных организации, и утрата этой информации может помешать нормальному функционированию фирмы. Поэтому в первую очередь, еще до начала грузоперевозки следует позаботиться о резервных копиях, желательно в электронном виде (если это возможно). Самый простой вариант – отсканировать наиболее незаменимую документацию. Учредительные документы компании нуждаются в еще более заботливой охране – с них лучше снять четкие ксерокопии и заверить их у нотариуса.
Дальше нужно позаботиться о подходящей упаковке, ведь от правильной «одежды» во многом зависит сохранность документов во время транспортировки. К процессу упаковки следует подходить со вниманием, активно используя принцип многослойности. Идея заключается в том, что все бумаги раскладывают стопками, одновременно рассортировывая по тематике и по размеру.
Ни в коем случае нельзя забывать о влагонепроницаемом оберточном материале, ведь никто не застрахован от дождя или непредвиденных ситуаций, связанных с влагой. А даже сравнительно небольшое количество воды может наделать большую беду с хрупкой бумагой… В качестве упаковки можно применять стрейч-пленку и полиэтиленовые пакеты, при этом нужно стремиться к уменьшению объема обертки. Тщательно завернутую документацию далее стопками укладывают в коробки из многослойного картона, в которых и будет осуществляться оперативная доставка груза в Санкт-Петербурге.
Специалисты ООО «ТМР» рекомендуют придерживаться таких несложных правил организации перевозки архива:
- перед началом транспортировки все документы следует систематизировать;
- для экономии пространства лучше вкладывать небольшие запечатанные коробки внутрь более крупных ящиков;
- не нужно перевозить документацию, пряча ее внутрь шкафов, тумбочек или сейфов.
Завершающим этапом доставки архива является обязательная сверка документов, при этом грузоотправитель должен убедиться, что все ценные и важные бумаги благополучно прибыли на новое место. Для того, чтобы этот серьезный процесс прошел гладко и быстро, еще до начала всех работ можно подготовить документ, содержащий подробный перечень всех нуждающихся в перевозке документов. Наличие такого списка облегчит жизнь и менеджерам, и грузчиками, которые будут маркировать и упаковывать бумаги.